Gewerbetreibende Unternehmerinnen und Unternehmer und selbstständig Tätige unterliegen bestimmten handels- und steuerrechtlichen Aufzeichnungs- oder Buchführungspflichten.
Gemäß den Ordnungsvorschriften im Abgabenrecht (§ 147 der Abgabenordnung) sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:
Im Steuerrecht gelten aktuell folgende Fristen:
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgt ist oder das Inventar aufgestellt worden ist oder die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt worden sind. Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.
Geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfristen: Die derzeit diskutierten Eckpunkte für ein Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) sehen eine Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre vor.
Die obigen Fristen gelten nicht, soweit und solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa weil die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist oder weil Gerichtsverfahren anhängig sind (Ablaufhemmung, 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Steuerrelevante Unterlagen sollten zum Jahreswechsel allerdings nur in Absprache mit der Steuerberaterin bzw. dem Steuerberater vernichtet werden.
Verantwortlich für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften ist die Einzelunternehmerin bzw. der Einzelunternehmer, bei einer OHG alle Gesellschafterinnen und Gesellschafter, bei einer KG die persönlich haftenden Gesellschafterinnen und Gesellschafter. Bei Kapitalgesellschaften sind die Organe (Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer oder Vorstände der Gesellschaft) verantwortlich.
Gemäß § 147 Absatz 6 Satz 6 der Abgabenordnung (AO) genügt bei Wechsel eines Datenverarbeitungssystems und einer Nutzung neuer Systeme eine verkürzte Aufbewahrungs-/Vorhaltezeit von fünf Jahren. Nach der Vorschrift gilt: „Sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Fall eines Wechsels des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem in ein anderes Datenverarbeitungssystem ausreichend, wenn der Steuerpflichtige nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, diese Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorhält.“ Dies gilt auch für die Auslagerung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem.
Steuerpflichtige, die positive Einkünfte (Überschusseinkünfte) von mehr als € 500.000,00 im Kalenderjahr versteuern, müssen alle Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten, die den Überschusseinkünften zugrunde liegen, sechs Jahre aufbewahren (§ 147a Abgabenordnung). Aufzeichnungen und Unterlagen, die den Überschusseinkünften zugrunde liegen, können u. a. sein: Kontoauszüge, Abrechnungsbelege über Kauf und Verkauf von Wertpapieren, Mietverträge usw.
Als Drittstaat-Gesellschaften gelten Personengesellschaften oder Körperschaften mit Sitz oder Geschäftsleitung außerhalb eines EU- oder EWR-Staates (§ 138 Abs. 3 AO). Steuerpflichtige, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden oder bestimmenden Einfluss auf solche Drittstaat-Gesellschaften ausüben können, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen über diese Beziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben sechs Jahre aufbewahren. (§ 147a Abs. 2 AO).
Jede Arbeitgeberin bzw. jeder Arbeitgeber führt für jede Beschäftigte bzw. jeden Beschäftigten ein eigenes Lohnkonto. Dem Lohnkonto werden sämtliche Belege und Nachweise beigefügt. Unterlagen für das Lohnkonto (Lohnabrechnungsunterlagen, Lohnlisten, Reisekostenabrechnungen, steuerfreie Erstattungen) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
Im geltenden Sozialrecht gilt für Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie für Bescheinigungen für die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer eine Aufbewahrungsfrist bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV).
Werden steuerlich relevante Dokumente elektronisch übermittelt, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) BMF, 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :00)Als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten gilt der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments. Bei elektronischer Archivierung muss eine umfassende System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die Verfahrensdokumentation muss den organisatorisch und technisch gewollten Prozess beschreiben, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion (BMF v, 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :00 Rz 152).
Lieferscheine müssen generell nicht aufbewahrt werden. Es gibt allerdings zwei Ausnahmen: Die Lieferscheine stellen einen Rechnungsbestandteil dar oder die Lieferscheine wurden für Buchungszwecke verwendet und stellen so einen Buchungsbeleg dar.
Stand: 1. Januar 2024
Seit dem 1. Januar 2015 gilt nach dem „Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns“ vom 11.8.2014 (in Kraft seit 1.1.2015). Ein gesetzlicher Mindestlohn für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie Beschäftigte in allen Branchen. Der Mindestlohn beträgt seit dem 1.1.2024 € 12,41 (bis 31.12.2023 € 12,00) pro Stunde.
Verbindliche gesetzliche Regelungen, welche Vergütungsarten und -elemente auf den Mindestlohn anzurechnen sind, enthält das Gesetz nicht. Auf den Mindestlohn anzurechnen sind sämtliche Zahlungen des Arbeitgebers für alle Regeltätigkeiten.
Berechnungsgrundlage für den Mindestlohn ist die Bruttovergütung pro Zeitstunde. Bei vereinbartem Festlohn ist der maßgebliche Mindestlohn aus dem Quotienten Festlohn und den tatsächlichen Arbeitsstunden eines jeden Monats zu berechnen. Ist ein verstetigter Monatslohn vereinbart, errechnet sich der tatsächliche Stundenlohn aus dem Quotienten des verstetigten Monatslohns und der regelmäßigen Arbeitszeit. Die regelmäßige monatliche Arbeitszeit wird mit folgender Formel ermittelt: regelmäßige monatliche Arbeitszeit = Wöchentliche Arbeitszeit * 13 / 3. Danach umfasst ein Monat im Durchschnitt 4,35 Wochen. Bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden ergeben sich 174 Arbeitsstunden im Monat. Bei 40-stündiger Wochenarbeitszeit ist der Mindestlohn bei einem Brutto-Monatslohn von mindestens € 12,41 x 174 = € 2.159,34 erreicht.
Sonstige Zulagen, Zuschläge bzw. über die Normalleistung hinausgehende Zahlungen des Arbeitgebers, zählen nur dann zum Mindestlohn, wenn diese zusammen mit anderen Leistungen dem Arbeitnehmer gezahlt werden und die eigentliche Regelarbeitsleistung des Arbeitnehmers entlohnen sollen. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14.4.2005 und vom 7. 11.2013 sind Zulagen oder Zuschläge dann auf den Mindestlohn anrechenbar, wenn sie nicht das Verhältnis zwischen Leistung des Arbeitnehmers und der von ihm erhaltenen Gegenleistung des Arbeitgebers verändern. Bauzulagen, mit denen lediglich die regelmäßige und dauerhaft vertragliche geschuldete Arbeitsleistung vergütet wird, sind auf den Mindestlohn anrechenbar.
Geleistete Überstunden müssen mindestens zum Mindestlohnsatz vergütet werden. Nicht anrechenbar sind jedoch Überstundenzuschläge oder Zuschläge für die Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit oder Schmutzzulagen usw.
Urlaubs-, Weihnachtsgelder und sonstige Einmalzahlungen sind auf den Mindestlohn, nach den Vorgaben des EuGH, anrechenbar, wenn sie mit Ablauf des Monats gezahlt werden, der dem Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde. Wird das Urlaubsgeld im Juni und das Weihnachtsgeld im November gezahlt, so können diese Einmalzahlungen in den Monaten Juni und November auf den Mindestlohn angerechnet werden. Werden die Leistungen über das Jahr verteilt, also monatlich gezahlt, können diese jeden Monat auf den Mindestlohn angerechnet werden. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG v. 25.5.2016 – 5 AZR 135/16) würde das Mindestlohngesetz einem Arbeitnehmer keinen Anspruch auf erhöhtes Monatsgehalt zusichern. Vielmehr kommt den in jedem Kalendermonat zu 1/12 geleisteten Jahressonderzahlungen Erfüllungswirkung zu.
Der Regellohn und die Jahressonderzahlung sind für die Mindestlohnermittlung stets zusammen zu betrachten. Die Sonderzahlungen müssen für geleistete Arbeit gezahlt werden und dürfen nicht den Charakter einer freiwilligen Zahlung des Arbeitgebers haben, etwa für eine langjährige Betriebsbindung.
Für Auszubildende gilt das Mindestlohngesetz nicht
Für Kinder und Jugendliche besteht ein Anspruch nach dem Mindestlohngesetz grundsätzlich erst mit Vollendung des 18. Lebensjahrs. Wurde das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet, besteht der Anspruch nur, wenn eine abgeschlossene Berufsausbildung vorliegt.
Der Mindestlohn gilt nicht für Praktikanten, die ein Praktikum von bis zu drei Monaten zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder die Aufnahme eines Studiums absolvieren. Die Mindestlohnregelungen finden ebenfalls keine Anwendung während eines die Berufs- oder Hochschulausbildung begleitenden, dreimonatigen Praktikums oder während eines Pflichtpraktikums.
Bei den Langzeitarbeitslosen ist vorgesehen, dass der Mindestlohn in den ersten sechs Monaten nach der Beschäftigungsaufnahme nicht anzuwenden ist.
Die Mindestlohnregelungen gelten nicht für Heimarbeiter nach dem Heimarbeitsgesetz.
Auch für Arbeitsverhältnisse unter nahen Angehörigen gilt der Mindestlohn. Ausnahme: Der Ehegatte arbeitet gegen „Taschengeld“ oder unentgeltlich und für den Arbeitgeber-Ehegatten besteht Unterhaltspflicht. In solchen Fällen fehlt es im Regelfall an einem Arbeitsverhältnis.
Keine Ausnahmen gelten für geringfügig Beschäftigte. Für Minijobber ist der gesetzliche Mindestlohn zu zahlen. Da sich der Mindestlohn für alle Beschäftigten, also auch für geringfügig Beschäftigte, auf die Bruttovergütung pro Zeitstunde bezieht, der Minijobber aber keine Steuer- und Sozialabgaben zahlt, ist das auszuzahlende Entgelt von (ab dem 1.1.2024) € 538,00 durch die zu leistenden Arbeitsstunden zu dividieren. Im Ergebnis muss sich seit dem 1.1.2024 ein Stundensatz von mindestens € 12,41 errechnen.
Ergeben sich bei geringfügig Beschäftigten aus den Arbeitszeitaufzeichnungen regelmäßige Überstunden, ist darauf zu achten, dass der Mindestlohn nicht unterschritten wird. Bei geringfügig Beschäftigten ist also stets darauf zu achten, dass die geleisteten Überstunden auf die Stundenlöhne heruntergerechnet werden und der Mindestlohn dabei nicht unterschritten wird.
Die maximale Arbeitsstundenzahl bei geringfügig Beschäftigten beträgt analog des geltenden Mindestlohnsatzes von € 12,41.
Ergibt sich aus der Stundendokumentation, dass ein 520-Euro-Jobber mehr verdienen müsste, dann drohen Nachzahlungen an die Sozialversicherung, und zwar unabhängig davon, ob tatsächlich eine Lohnnachzahlung erfolgt oder nicht. Der Zoll meldet die Arbeitszeit-Dokumentation mit den Überstunden regelmäßig an die Minijob-Zentrale.
Besondere Regelungen gelten für Überstunden, die auf ein Arbeitszeitkonto eingestellt werden. Für einen begrenzten Zeitraum kann eine Buchung auf ein Arbeitszeitkonto erfolgen.
Entgeltumwandlungen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung sind auf den Mindestlohn anrechenbar. Damit ist auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die zum Mindestlohn arbeiten, die Möglichkeit der freiwilligen Altersvorsorge eröffnet.
Bei Bereitschaftsdienstzeiten handelt es sich um Arbeitszeiten. Es gilt der gesetzliche Mindestlohn entsprechend.
Für geringfügig Beschäftigte und Arbeitnehmer aus den im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen gelten besondere Aufzeichnungspflichten. Arbeitgeber müssen demnach Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers aufzeichnen, deren „verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto € 4.176,00 nicht überschreitet (bzw. € 2.784,00 bei nachweislicher Zahlung eines Brutto-Monatsentgelts in dieser Höhe über einen Zeitraum von 12 Monaten, (§ 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung MiLoDokV). Die Aufzeichnungen müssen spätestens zum Ablauf des siebten Tages erfolgen, auf den die Arbeitsleistung erbracht wurde, und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Die Form der Aufzeichnung der Arbeitszeit ist nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten, die keinerlei Arbeitszeitvorgaben unterliegen, genügt es, wenn die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet wird. Beginn und Ende müssen nicht dokumentiert werden.
Für geringfügig Beschäftigte im privaten Haushalt gelten die Aufzeichnungspflichten nicht. Allerdings ist hier der gesetzliche Mindestlohn zu zahlen.
Schließlich ist der Mindestlohn auch für die Berechnung von Entgeltfortzahlungen an Feiertagen und im Krankheitsfall maßgeblich. Dies hat das Bundesarbeitsgericht in einem aktuellen Urteil entschieden (v. 13.5.2015 10 AZR 191/14).
Die festgesetzten Mindestlohnbeträge gelten für das jeweilige Kalenderjahr. Anpassungen und Adaptionen im Zwei-Jahres-Abstand sind vorgesehen.
Die Einhaltung des Mindestlohngesetzes wird im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Steuerbehörden und/oder Sozialversicherungsträger regelmäßig überprüft. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz bei geringfügig Beschäftigten werden regelmäßig an die Minijob-Zentrale gemeldet.
Steuerberaterinnen und Steuerberater sind nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Bescheinigung über die Einhaltung der Vorschriften nach dem Mindestlohngesetz befugt.
Stand: 1. Januar 2024
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1.7.2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes).
Ein elektronischer Rechnungsversand ist möglich
Für elektronische Rechnungen gilt analog den Regelungen für Rechnungen, dass
gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG).
Zur Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen, u. a. durch Anwendung eines geeigneten Rechnungsformates enthält das Gesetz keine Vorgaben. In der Praxis empfiehlt sich für Unternehmerinnen und Unternehmer insbesondere die Anwendung des ZUGFeRD (= Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland) Rechnungsformats. ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) gemeinsam mit Unternehmen der Automobilindustrie, des Einzelhandels, dem Bankensektor und anderen Industriezweigen entwickeltes Format. Mit ZUGFeRD können Rechnungsdaten in strukturierter Weise in Form einer PDF-Datei übermittelt werden. Das PDF-Dokument enthält ein inhaltsgleiches Doppel der Rechnung in Form eines strukturierten Datensatzes. Der strukturierte Datensatz ermöglicht eine vollautomatische Prüfung oder Verbuchung. Die Rechnungsdaten können mittels kompatibler Software ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Praxistipp: Das Rechnungsformat eignet sich außerdem für den Einsatz im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr. Durch Anwendung dieses Formats erfüllt der Unternehmer gleichzeitig die erforderlichen Formvorschriften der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) – siehe hierzu auch gesonderte Infoliste GoBD.
Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu verarbeiten und zu archivieren (vgl. oben ZUGFeRD-Verfahren). Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.
Praxistipp: Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist § 27b Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden.
Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg). Zu beachten ist, dass ein erneutes Senden der Rechnung per E-Mail als Doppelrechnung gilt und dadurch die Regelungen im Umsatzsteuergesetz für den unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis Anwendung finden (§ 14c Umsatzsteuergesetz). Weist der die Rechnung sendende Unternehmer erneut Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bzw. es wird eine formelle Berichtigung des Umsatzsteuerausweises notwendig!
Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand vor Verarbeitung oder Umwandlung archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht ausreichend (vgl. hierzu auch Infoliste zu „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ GoBD).
Stand: 1. Januar 2024
Ein Fahrtenbuch dient zur Dokumentation der mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrstrecken sowie der Anlässe der jeweiligen Fahrten. Dies geschieht aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt. Es kann aber auch zur Vorlage in Unternehmen oder bei der Polizei dienen, beispielsweise für Beteiligte oder Zeugen eines Verkehrsunfalls.
Es gibt sowohl elektronische als auch manuelle, auf Papier geführte Fahrtenbücher – beide Varianten sind zulässig. So sind kleine Papier-Fahrtenbücher unkompliziert im Schreibwarenhandel erhältlich. Sie sind handlich und für Selbstständige sehr gut geeignet.
In größeren Fuhrparks hat sich hingegen die elektronische Variante durchgesetzt, welche die Routen und Standorte durch GPS nachvollziehbar machen. Beide Varianten werden vom Finanzamt akzeptiert.
Die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs ist essenziell und insbesondere gegenüber dem Finanzamt und Behörden von größter Wichtigkeit: Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den festgelegten Anforderungen, pauschaliert das Finanzamt Privatfahrten. Die daraus resultierende steuerliche Belastung kann sehr erheblich ausfallen. Der Gesetzgeber geht grundsätzlich davon aus, dass Dienstwagen auch privat genutzt werden. Das Fahrtenbuch hält hingegen fest, welche Fahrten wirklich privat und welche definitiv rein beruflich geführt wurden.
Gesetzlich geregelt sind die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im § 6 Absatz 1 Nr.4 Satz 3 EStG.
Die im Fahrtenbuch dokumentierten Daten sind normiert. Mindestens anzugeben sind:
Bei Kundenterminen ist es möglich, einzelne Kundinnen und Kunden in zeitlich exakter Reihenfolge in einer Fahrt zusammen zu fassen. Bei Privatfahrten reichen die Kilometer (Kilometerstände), das Datum und der Vermerk „privat“. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt der kurze Vermerk „W-A“. Zudem müssen die Einträge „plausibel“ sein. Doch was bedeutet das? Was „plausibel“ heißt, entscheidet im Zweifel der Finanzbeamte: Beispielsweise ob es glaubhaft ist, dass der Dienstwagen wirklich niemals für Privatfahrten genutzt wurde.
Es gibt zwei Hauptgründe für die Führung eines Fahrtenbuches:
Ein Fahrtenbuch zum Zweck der betriebsinternen und steuerlichen Abrechnung ist der Hauptgrund zur Verwendung eines Fahrtenbuches. Es wird aus steuerlichen Gründen zum Nachweis tatsächlich betrieblicher Fahrten geführt.
Aber auch die Polizei kann die Auflage zur Führung eines Fahrtenbuchs nach § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung veranlassen, beispielsweise nach schweren Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nicht möglich war. Diese Auflage betrifft ausschließlich den Fahrzeughalter. Bei Firmen mit einem Fuhrpark, die sowieso Fahrtenbücher führen, kann die Behörde ebenfalls Einsicht in die Fahrtenbücher verlangen. Diese Auflage gilt in der Regel für einen bestimmten Zeitraum, der aber auch „bis auf Weiteres“ lauten kann.
Bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor bietet die Führung eines Fahrtenbuchs große Steuersparvorteile, denn es kommt lediglich zu einer Besteuerung der tatsächlich durchgeführten Privatfahrten. Bei Anwendung der Pauschalmethode ist bei Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil, zuzüglich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu versteuern. Gerade für Fahrzeuge mit hohen Bruttolistenpreisen ist daher die Führung von Fahrtenbüchern sehr zu empfehlen.
Für mittelteure Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis bis € 60.000,00 (ab 2024 für Fahrzeuganschaffungen nach dem 31.12.2023: € 80000,00) gilt die sogenannte Viertelregelung, d.h. dass bei Anwendung der Pauschalmethode nur ein Prozent aus einem Viertel des Listenpreises als geldwerter Vorteil zu verteuern ist. Damit schrumpft der Unterschied zwischen der Pauschal- und der Fahrtenbuchmethode im Regelfall um ein Viertel. Ob sich der Aufwand für die Führung eines Fahrtenbuches bei E-Autos lohnt, ist fallweise zu beurteilen.
Stand: 1. Januar 2024
Ob ein Kfz dem Privat- oder Betriebsvermögen zugerechnet wird, hängt vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung ab. Wird das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, so zählt es zum Betriebsvermögen. Bei einer betrieblichen Nutzung von bis zu 50 % und zu mindestens 10 % privat, kann das Kfz dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zugerechnet werden (gewillkürtes Betriebsvermögen). Bei einer Privatnutzung von mehr als 90 % ist es zwingend dem Privatvermögen zuzurechnen.
Der Steuerpflichtige muss selbst darlegen und glaubhaft machen, in welchem Ausmaß er das Kfz betrieblich nutzt. Die Finanzverwaltung akzeptiert diesen Nachweis grundsätzlich in jeder geeigneten Form. Zulässig sind u. a. Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern, Reisekostenaufstellungen und andere Abrechnungsunterlagen. Kann der Steuerpflichtige keine solchen Unterlagen vorlegen, kann der Nachweis auch anhand formloser Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (i.d.R. 3 Monate) erbracht werden (BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446).
Ergibt sich aber bereits aus der Art und dem Umfang der Tätigkeit des Steuerpflichtigen, dass das Kfz zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, ist kein Nachweis der betrieblichen Nutzung ist notwendig. Das ist z. B. bei typischer Reisetätigkeit oder Ausübung einer räumlich ausgedehnten Tätigkeit (etwa bei Taxiunternehmerinnen und Taxiunternehmern, Handelsvertreterinnen und Handelsvertretern, Handwerkerinnen und Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärztinnen und Landtierärzten) der Fall.
Wurde der betriebliche Nutzungsumfang des Kfz einmal dargelegt, gilt dieser Nachweis auch für folgende Veranlagungszeiträume, soweit sich keine wesentlichen Veränderungen in der Art und dem Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ergeben.
Grundsätzlich ist dem Unternehmer nicht vorgeschrieben, welches Kraftfahrzeug er sich für seine berufliche Tätigkeit anschafft. Eine Angemessenheitsprüfung gibt es nach deutschem Einkommensteuerrecht nicht. Jedoch kann die Finanzverwaltung bei extrem teuren Luxusautos eine Angemessenheitsprüfung gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG vornehmen. Danach dürfen solche Ausgaben den steuerlichen Gewinn nicht mindern, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.
In zwei beispielhaften Verfahren hat das FG Hamburg den Vorsteuerabzug für die Anschaffung von Luxusfahrzeugen abgelehnt (FG Hamburg, Urteil v. 11.10.2018 - 2 K 116/18 sowie v. 27.09.2018 - 3 K 96/17, jeweils rkr.). Im ersten Fall (2 K 116/18) ging es um den Vorsteuerabzug für die Anschaffung eines Lamborghini Aventador (Bruttokaufpreis € 298.475,00) durch ein Reinigungsunternehmen. Im zweiten Fall (3 K 96/17) ging es um die Vorsteuer für einen Ferrari California (Bruttokaufpreis € 182.900,00).
Das Kilometergeld oder die tatsächlichen Kosten können dann verrechnet werden, wenn sich das Auto im Privatvermögen befindet. Wird das Auto dem Betriebsvermögen zugerechnet, können nur die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden.
Zulässigkeit der 1-%-Methode
Die Anwendung der 1-%-Pauschalmethode ist nur zulässig, wenn das Kfz zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Bei der Berechnung des betrieblich genutzten Anteils sind Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten dem betrieblichen Teil zuzurechnen (vgl. BMF-Schreiben vom 7.7.2006 IV B 2 -S 2177 - 44/06 BStBl 2006 I S. 446).
Die Überlassung eines Kfz auch zur privaten Nutzung an eine Arbeitgeberin bzw. einen Arbeitnehmer stellt für den Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) stets eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar, so dass die 1-%-Pauschale in jedem Fall angewendet werden kann.
Wird ein Kfz dem Betriebsvermögen zugerechnet, so sind als Aufwendungen für den Betrieb des Kfz neben den laufenden Betriebskosten (Benzin, Reparaturen, Versicherung) auch die Absetzung für Abnutzung (AfA) anzusetzen.
Für ein Kfz, das sich im Privatvermögen des Steuerpflichtigen befindet, braucht bei der Einkommensteuer kein Privatanteil angesetzt werden. Aufwendungen für die betrieblich veranlassten Fahrten können steuerlich wie folgt geltend gemacht werden:
Wird der Kilometer-Pauschalsatz von € 0,30 abgesetzt, sind damit sämtliche Aufwendungen (auch Maut- und Parkgebühren) abgegolten. Nur etwaige außergewöhnliche Kosten (nicht voraussehbare Reparaturen, Unfallschäden) können gegebenenfalls zusätzlich zum Kilometergeld geltend gemacht werden (H 9.5 LStH 2023).
Der Nachweis der Fahrtkosten kann mittels eines Fahrtenbuches bzw. durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen das Datum der betrieblichen Fahrt, Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Reiseziel (Firmenadresse, Adresse Geschäftspartner) sowie Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt – insbesondere die aufgesuchten Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner – und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Anhand der Aufteilung auf betriebliche und private Fahrten wird bei Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ein Privatanteil ausgewiesen. Wird kein Fahrtenbuch geführt, kann der private Nutzungsanteil alternativ durch die sogenannte 1-%-Pauschalmethode versteuert werden. Dies gilt, wenn das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Die Bemessungsgrundlage für die private Nutzung beträgt -abhängig von der Antriebsart- entweder ein Prozent des auf volle € 100,00 abgerundeten vollen Bruttolistenpreises oder ein Prozent des hälftigen Bruttolistenpreises bzw. ein Prozent aus dem Viertel des Bruttolistenpreises de Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.
Je nach Fahrzeugtyp errechnet sich der steuerpflichtige private Nutzungsanteil nach der Pauschalmethode („1-%-Methode“) wie folgt:
Die Bemessungsgrundlage für die private Nutzung beträgt 1 % des auf volle € 100,00 abgerundeten Bruttolistenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung ohne Abzug von Nachlässen und zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat, unabhängig von dem Anteil der Privatnutzung bzw. den tatsächlich privat gefahrenen Kilometern.
Bruttolistenpreis des Kfz inkl. Sonderausstattung: € 50.000,00
€ 50.000,00 x 1 % x 12 Monate = € 6.000,00
Für die private Nutzung des Kfz sind € 6.000,00 zu versteuern.
Nutzen Steuerpflichtige ein Hybridfahrzeug als Dienstwagen, müssen lediglich 1 % aus der Hälfte (effektiv 0,5 %) des inländischen Bruttolistenpreises als privater Nutzungsvorteil versteuert werden.
Einhergehend mit der zeitlichen Verlängerung wurden die Steuerprivilegien für von außen aufladbare Hybridelektrofahrzeuge an folgende Voraussetzungen geknüpft:
Bruttolistenpreis des Hybrid-Kfz inkl. Sonderausstattung: € 50.000,00
€ 50.000,00 x 0,5 % x 12 Monate = € 3.000,00
Für die private Nutzung des Kfz sind € 3.000,00 zu versteuern
Nutzen Steuerpflichtige reine Elektrofahrzeuge ohne Kohlendioxidemission, müssen ab 2020 lediglich 1 % eines Viertels (effektiv 0,25 %) des inländischen Bruttolistenpreises als privater Nutzungsvorteil versteuert werden. Voraussetzung ist, dass der Bruttolistenpreis (ab 2024): € 80.000,00 nicht übersteigt (§ 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 Nummer 3 und Satz 3 Nummer 3 EStG i,d,F Wachstumschancengesetz 2023
Bruttolistenpreis des Elektro-Kfz inkl. Sonderausstattung: € 80.000,00
¼ des Bruttolistenpreises beträgt: € 20,000,00
Für die Privatfahren versteuert der Arbeitnehmer 1 % aus € 20,000,00 = € 200,00 pro Monat
Für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte versteuert der Arbeitnehmer bei 25 km Entfernung:
0,03 % von € 20.000,00 x 25 km = € 150,00 pro Monat
Insgesamt versteuert der Arbeitnehmer (200,00 +150,00) = € 350,00 pro Monat
Der zu versteuernde Privatanteil kann wahlweise anhand eines Fahrtenbuches (zum Fahrtenbuch siehe oben) oder wahlweise mit der sogenannten Pauschalmethode (1-%-Methode) festgestellt werden. Bei Anwendung der 1-%-Methode sind für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte bei Verwendung eines Fahrzeugs mit Verbrennungsmotor 0,03 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer pro Monat als steuerpflichtige Einkünfte anzusetzen. Falls das Fahrzeug auch für Familienheimfahrten genutzt wird, müssen zusätzlich 0,002 % vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs (je Entfernungskilometer für jede Fahrt vom Ort des eigenen Hausstands und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte) angesetzt werden.
Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs oder Elektrofahrzeugs als Firmenwagen
Bei Nutzung eines Hybridelektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage für die Nutzungspauschalen nur zur Hälfte anzusetzen (hälftiger Bruttolistenpreis § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG); bei Nutzung eines reinen Elektrofahrzeugs ist die maßgebliche Bemessungsgrundlage nur zu einem Viertel anzusetzen, sofern der Bruttolistenpreis nicht mehr als (ab 2024) € 80.000,00 beträgt (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 3 EStG). Es ergeben sich hieraus folgende Nutzungspauschalen vom Bruttolistenpreis:
Hinweis: Die genannte Pauschale für Familienheimfahrten gilt nicht, wenn für diese Fahrt ein Abzug von Werbungskosten in Betracht käme. (§ 8 Abs. 2 Satz 5 zweiter Halbsatz EStG)
Stand: 1. Januar 2024
Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Bilanzierer oder ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind. Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch ordnen. Die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege müssen getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten chronologisch geordnet sein. Die Auszüge für Kreditkarten sind ebenfalls nach Kreditkartenunternehmen getrennt und chronologisch zu ordnen. Des Weiteren benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassenbuches. Wenn Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen beizulegen. Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. eine Kopie des Kassenbuches.
Der Buchhaltung vorgelegte Rechnungen müssen folgende Pflichtangaben enthalten.
Beispiel: Rechnungsmuster.pdf
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 250,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:
Nicht erforderlich sind:
Die Vereinfachungsregelungen gelten nicht bei Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder wenn die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt (vgl. § 13b UStG).
Bei Gutschriften handelt es sich um eine vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellte Rechnung (§ 14 Abs. 2 UstG). Rechnet der Leistungsempfänger mittels einer Gutschrift ab, muss dieser Sachverhalt in der Rechnung gesondert, etwa durch das Wort „Gutschrift“, angegeben werden (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UstG). Eine Abrechnung durch Gutschrift setzt eine vorherige Vereinbarung voraus. Die Vereinbarung kann auch mündlich (formlos) erfolgen. Widerspricht die Gutschriftsempfängerin bzw. der Gutschriftsempfänger (die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer), verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung.
Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugestellt worden sein, damit sie Wirkung erlangt und auch der Vorsteuerabzug einer ggf. auf der Gutschrift ausgewiesenen Umsatzsteuer greift. Widerspricht der Gutschriftsempfänger, darf sich der Gutschriftaussteller nicht mehr durch seine eigene Abrechnung den Vorsteuerabzug eröffnen, sondern muss hierfür die entsprechende Rechnung des leistenden Unternehmers zugrunde legen.
Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können, ist es empfehlenswert, die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung entsprechend auszuweisen. Doch unabhängig davon, ob in einer Anzahlung ein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer erfolgt ist oder nicht, entsteht diese nach den Regelungen der sogenannten Mindest-Ist-Besteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UstG) bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Teilentgelt (die Anzahlung) vereinnahmt worden ist. Erfolgte in der Anzahlungsrechnung kein gesonderter Umsatzsteuerausweis, muss der Zahlungsempfänger die Umsatzsteuer herausrechnen. Der die Zahlung Leistende kann aber keinen Vorsteueranspruch geltend machen. Daher empfiehlt es sich, die Umsatzsteuer auch bei Anzahlungsrechnungen gesondert auszuweisen. Im Übrigen gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.
Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:
Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Lieferung/sonstigen Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Bei mehreren Teilbeträgen (Anzahlungsbeträgen) kann der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.
Oder in der Endabrechnung wird die Umsatzsteuer nicht vom Gesamtentgelt, sondern nur hinsichtlich des Restentgelts ausgewiesen und die in den Anzahlungsrechnungen enthaltenen Steuerbeträge zusätzlich angegeben (vgl. Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Ziff, 14.8 Abs. 7, Bsp. 3).
Zum Beispiel (Steuersatz 19 %)
Zuallererst benötigen wir die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen zu können und um die Steuern, wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung, berechnen zu können. Des Weiteren benötigen wir die Kontenausdrucke für das laufende Geschäftsjahr sowie die zurückliegenden Geschäftsjahre bis zu jenem, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.
Des Weiteren sind notwendig:
Die Buchführungspflichten im Steuerrecht knüpfen an die handelsrechtlichen Bestimmungen an. Nach handelsrechtlichen Vorschriften (§§ 1-7 sowie §§ 238 bis 241a des Handelsgesetzbuches (HGB)) sind zur Buchführung im Handelsrecht – und damit auch zur Buchführung im Steuerrecht (vgl. § 140 Abgabenordnung AO) verpflichtet:
An zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen Umsatzerlöse von mehr als €600.000,00 oder Gewinn von mehr als € 60000,00 im Wirtschaftsjahr
Verpflichtend: doppelte Buchführung
keine; Voraussetzung: Personengesellschaft betreibt ein Handelsgewerbe
Verpflichtend: doppelte Buchführung
keine
Verpflichtend: doppelte Buchführung
Die Buchführungspflicht ist unabhängig von der Eintragung ins Handelsregister.
Werden die genannten Buchführungsgrenzen einmalig überschritten, kann ein Antrag auf Befreiung von der Buchführungspflicht gestellt werden. Einem solchen wird aber nur entsprochen, wenn nicht erwartet werden kann, dass die Grenzen wiederholt überschritten werden.
Buchführungspflichten nach dem Steuerrecht für bestimmte Steuerpflichtige (§ 141 AO)
Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte sind nach § 141 der Abgabenordnung ab einem Umsatz von mehr als (ab 2024) € 800.000,00 oder selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als €25.000,00 (gilt bis VAZ 2024) oder (ab 2025 ausschließlich) einem Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als (2024) € 80.000,00 im Kalenderjahr zum Führen von Büchern verpflichtet
Keine gesetzliche Buchführungspflicht besteht für freie Berufe (z. B.: Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare), es sei denn, diese üben ihre Tätigkeit in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft (GmbH usw.) oder einer Personengesellschaft (OHG, GmbH & Co. KG) aus. In diesem Fall besteht Buchführungspflicht auch für die freien Berufe. In allen übrigen Fällen besteht jedoch die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen. Des Weiteren gelten die Werte nicht für Unternehmer, die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen erzielen.
Die Gewinnermittlung bei Gründung eines Betriebs richtet sich nach der Rechtsform. Eine Buchführungspflicht besteht daher nur für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Angehörige der freien Berufe haben die Wahlfreiheit zwischen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung und einer freiwilligen Buchführung. Für Einzelkaufleute gelten die allgemeinen Umsatz/Gewinngrenzen bei Neugründungen schon dann, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden (Umsatzerlöse von nicht mehr als € (ab 2024) 800.000,00, nicht mehr als (2024) € 80.000,00 Jahresüberschuss).
Bei der Führung von Büchern gelten insbesondere die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 HGB).
Danach gelten folgende Grundsätze:
Grundsatz der Wahrheit
Die anfallenden Geschäftsvorfälle müssen so gebucht werden, wie sie denen in der Realität vollzogenen Vorgängen entsprechen. Alle Vermögensgegenstände und Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgemäß darzustellen, so dass sich aus der Buchhaltung ein Bild der tatsächlichen wirtschaftlichen Situation des Unternehmens ergibt. Insbesondere sind/ist:
Die Geschäftsvorfälle müssen in sachlicher und wertmäßiger Weise richtig verbucht sein. Die Geschäftsfälle müssen sich durch die Aufzeichnung nachvollziehen lassen. Der Geschäftsvorfall muss dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entsprechen.
Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
Grundsatz der Vorsicht
Vermögenswerte müssen eher niedrig als hoch und Verbindlichkeiten und Risiken eher hoch als niedrig angesetzt werden. Gewinne dürfen nur angesetzt werden, wenn sie wirklich erzielt worden sind. Verluste und Risiken müssen bereits erfasst werden, wenn sie wahrscheinlich erscheinen (Realisationsprinzip).
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Der für die Buchhaltung angefallene Aufwand muss in vernünftiger Relation zum Erfolg des Buchführungswerkes stehen. So können beispielsweise die Bilanzansätze für gleichartige Güter anstelle einer aufwändigen Einzelbewertung mittels Durchschnittswertverfahren (z. B. gewogener Durchschnitt, LIFO-Verfahren) ermittelt werden.
Grundsatz der Vollständigkeit
Grundsatz der Bilanzidentität
Die Abschlussbilanz vom Vorjahr muss der Eröffnungsbilanz des Folgejahres entsprechen.
Grundsatz der Stetigkeit
Gemäß § 265 des Handelsgesetzbuches (HGB) müssen die Form der Darstellung, insbesondere die Gliederung der aufeinanderfolgenden Bilanzen und der Gewinn- und Verlustrechnungen beibehalten werden, so dass eine Vergleichbarkeit über mehrere Perioden gewährleistet ist. Abweichungen sind nur insoweit zulässig, als über diese gesondert informiert wird.
Außerdem gilt das Belegprinzip: Das heißt keine Buchung ohne Beleg, Belegsicherung und Belegaufbewahrung!
Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie jedoch ins Land zu bringen.
Bewahren Sie immer die Originale auf!
Aufzubewahren sind:
Die Aufbewahrung der original in Papierform erhaltenen Dokumente kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und wenn das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Original elektronisch erhaltene Dokumente sind im elektronischen Zustand aufzubewahren, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten wäre der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments (Einzelheiten zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019 BStBl 2019 I S. 1269 sowie BMF v. 4.5. 2020 BStBl 2020 I S. 518). Bei der elektronischen Archivierung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind vom Steuerpflichtigen zu tragen.
Grundsätzlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres
Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres aus, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Wichtig: die Aufbewahrungspflicht endet nicht auch mit dem Ende der Buchführungspflicht.
Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.
Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den zu versteuernden privaten Nutzungsanteil zu ermitteln.
In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.
Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:
Folgende Hinweise sind zu beachten:
Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung bzw. halten einer Überprüfung mittels Routenplaner stand. Das Finanzgericht Düsseldorf hat Abweichungen der Streckenlängen von den Ergebnissen eines Routenplaners mit einer Quote von 1,5 % nicht beanstandet. Abweichungen in dieser Größenordnung würden nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs und zur Anwendung der 1-%-Regelung führen. Außerdem billigten die Richter dem Steuerpflichtigen aufgrund der Schwierigkeiten des großstädtischen Verkehrs einen Zuschlag von 20 % auf die von dem Routenplaner empfohlene längste Strecke zu (Az. 12 K 4479/07).
Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.
Stand: 1. Januar 2024
Urlaubs- und Weihnachtsgelder sind lohnsteuerpflichtig. Da sie nicht regelmäßig ausgezahlt werden, sind diese Sonderzahlungen als sonstige Bezüge zu behandeln. Anders als beim laufenden Arbeitslohn darf die abzuführende Lohnsteuer nicht der amtlichen Monatslohnsteuer-Tabelle entnommen werden, weil die Lohnsteuertabelle für Bezüge gilt, die monatlich wiederkehren. Eine Steuerberechnung nach der allgemeinen Lohnsteuertabelle würde z. B. bei einem Weihnachtsgeld von € 1.000,00 den „fiktiven“ Jahreslohn um € 12.000,00 erhöhen und damit würde eine deutlich höhere Belastung entstehen.
Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld werden daher dem voraussichtlichen Jahresarbeitslohn hinzugerechnet und die Lohnsteuer für den Jahresarbeitslohn wird jeweils mit und ohne die sonstigen Bezüge aus der Jahreslohnsteuer-Tabelle berechnet. Die Differenz daraus ist die auf das Urlaubs-/Weihnachtsgeld entfallende Lohnsteuer.
Außerdem ist zwischen rentenversicherungspflichtigen und sonstigen Arbeitnehmern zu unterscheiden. Für rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer gilt die allgemeine Jahreslohnsteuer-Tabelle, für die sonstigen Arbeitnehmer die besondere Jahreslohnsteuer-Tabelle.
Die Entlohnung einer Arbeitnehmerin bzw. eines Arbeitnehmers besteht normalerweise in Geldleistungen. Daneben kann sie auch (teilweise) in Form von Sachleistungen erfolgen.
Sachbezüge unterliegen wie Geldleistungen der Lohnsteuer. Die Bemessung der Sachbezüge erfolgt in Geld. Für die Bewertung ist zu unterscheiden zwischen:
Die Einzelbewertung kommt dann zum Zug, wenn es sich nicht um die Bewertung eines Kfz handelt, das die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlässt, und auch nicht die Sozialversicherungsentgeltverordnung und die Durchschnittsbewertung Anwendung finden.
Bei der Einzelbewertung sind die Sachbezüge einzeln und mit dem üblichen Endpreis (vermindert um übliche Preisnachlässe) am Verbrauchsort zu bewerten. Dies ist jener Preis, der im allgemeinen Geschäftsverkehr von Endverbrauchern in der Mehrzahl der Verkaufsfälle am Abgabeort für gleichartige Waren oder Dienstleistungen tatsächlich gezahlt wird. Dazu gehören auch die Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile.
Für die Berechnung des lohnsteuerpflichtigen Sachbezugs für Verpflegung, Unterkunft, Wohnung gelten sowohl für die Bemessung der Lohnsteuer als auch für die Sozialversicherung die Werte aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).
Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses erhält, sind bis zu einem Betrag von € 1.080,00 im Jahr steuerfrei (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG). Unter den Rabattfreibetrag fallen Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht hat und die nicht pauschal versteuert werden.
Für Sachbezüge gilt im Einzelnen:
Aufmerksamkeiten: Nach R 19.6 Abs. 1 LStR 2023 zählen Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen (Aufmerksamkeiten), bis zu einem Wert von € 60,00 nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Gleiches gilt für Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt (R 19.6. Abs. 2 Satz 1 LStR 2023) als auch für Geschenke bei Betriebsveranstaltungen (R 19.5. Abs. 6 Satz 3 LStR 2023).
Sachgutscheine: Erhält die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer Sachgutscheine, zählen diese nur dann nicht zu den Einnahmen in Geld , wenn die Gutscheine, „zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins berechtigen“, (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). Außerdem müssen die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt sein. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten bei der Ausgabe von Gutscheinen darauf achten, dass diese genau der gesetzlichen Definition entsprechen.
Nach R 8.1. Abs. 2 Satz 4 LStR 2023 ist bei Sachgutscheinen der Bewertungsabschlag von vier Prozent nicht vorzunehmen, „wenn als Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt, ein Sachbezug durch eine (zweckgebundene) Geldleistung des Arbeitgebers verwirklicht oder ein Warengutschein mit Betragsangabe hingegeben wird“.
Besteht für die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benutzen, ist der Nutzungsvorteil monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises zuzüglich der werksseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung eingebauten Sonderausstattungen zu bewerten (1-%-Methode). Für Hybridelektrofahrzeuge sind ein Prozent aus dem hälftigen Bruttolistenpreis, für Elektrofahrzeuge ein Prozent aus einem Viertel des Bruttolistenpreises zugrunde zu legen.
Kann der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich dieser Wert monatlich um 0,03 % des Listenpreises (bei Hybrid- und Elektrofahrzeugen um 0,015 %) für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör durch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Dies gilt auch für sonstige Grundgebühren oder laufende Kosten, wie z. B. Verbindungsentgelte usw., die die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber trägt (R 3.45 LStR 2023).
Die Bereitstellung betriebseigener Parkplätze ist angesichts eines fehlenden Entlohnungscharakters kein steuerpflichtiger Sachbezug.
reie oder verbilligte Mahlzeiten stellen ebenfalls einen Sachbezug dar. Werden die Mahlzeiten durch eine von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben, ist der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil nach dem amtlichen Sachbezugswert der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten. Dasselbe gilt, wenn Arbeitnehmern Mahlzeiten in fremden Gaststätten oder vergleichbaren Einrichtungen gereicht werden, mit denen der Arbeitgeber vertragliche Vereinbarungen getroffen hat (Barzuschüsse oder andere Leistungen).
Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Kalenderjahr 2024 betragen
Unterschreitet der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert, ist insoweit ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen.
Erteilt der Arbeitgeber Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt nach R 8.1 Abs. 7 der LStR 2023 Folgendes:
Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten,
Entsteht beim Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, weil er seine Mahlzeit unentgeltlich erhält oder er für seine Mahlzeiten nur einen Betrag zahlt, der unter dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung liegt, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschalieren, vorausgesetzt die Mahlzeiten sind nicht als Lohnbestandteile vereinbart.
Für die Pauschalbesteuerung des geldwerten Vorteils gilt ein Steuersatz von 25 % (§ 40 Abs 2 EStG).
Gehaltsvorschüsse stellen eine Vorauszahlung auf den Arbeitslohn dar. Vorschusszahlungen unterliegen im Zeitpunkt der Zahlung der Lohnsteuer. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Vorschuss als Abschlagszahlung gilt und die Ausnahmeregelung des § 39b Abs. 5 EStG zur Anwendung kommt.
In diesem Fall ist die Vorschusszahlung bei der endgültigen Lohnabrechnung der Besteuerung zu unterwerfen und entsprechend Lohnsteuer abzuführen. Die Vorschusszahlung gilt zwar als zinsloses Arbeitgeberdarlehen, der Zinsvorteil würde Arbeitslohn darstellen (siehe unten). Es gilt hier allerdings die für Sachbezüge allgemein geltende Freigrenze von € 50,00 () pro Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EstG).
Das Arbeitgeberdarlehen selbst führt nicht zu einem Arbeitslohn.
Gewährt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber bzw. in seinem Auftrag ein Dritter der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer ein zinsverbilligtes Darlehen, erhält der Arbeitnehmer Zinsvorteile. Wie diese Zinsvorteile als Sachbezüge zu versteuern sind, regelt das Bundesministerium der Finanzen in dem Schreiben vom 19.5.2015 - IV C 5 - S 2334/07/0009. Die Regelungen für sonstige Sachbezüge (verbilligte Waren usw.) gelten danach auch für den Bereich der Arbeitgeberdarlehen.
Für die Ermittlung des Zinsvorteils ist nach dem BMF-Schreiben zu unterscheiden zwischen einer Bewertung nach Maßgabe der für Sachbezüge geltenden Vorschriften und einer Bewertung nach Maßgabe der für Personalrabatte geltenden Vorschriften. In der Praxis kommt es also darauf an, ob ein sonstiger Arbeitnehmer ein zinsverbilligtes Arbeitgeberdarlehen erhält oder ein Bankangestellter unter Berücksichtigung des Rabatt-Freibetrags von € 1.080,00. Ein Zinsvorteil ist als solcher nur dann zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums € 2.600,00 übersteigt. Die Besteuerung kann entweder über den Lohnsteuerabzug oder pauschal erfolgen.
Nicht als steuerpflichtiges Arbeitgeberdarlehen wertet die Finanzverwaltung insbesondere Reisekostenvorschüsse, vorschüssig gezahlte Auslagenersatzleistungen, Lohnabschläge und Lohnvorschüsse.
Beispiel (BMF-Schreiben vom 19.5.2015 a.a.O. Rz 13.):
Ein Arbeitnehmer erhält im März 2015 ein Arbeitgeberdarlehen von € 30.000,00 zu einem Effektivzinssatz von 2 % jährlich (Laufzeit 4 Jahre mit monatlicher Tilgungsverrechnung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss im März 2015 von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über einem Jahr bis zu fünf Jahren veröffentlichte Effektivzinssatz (Erhebungszeitraum Januar 2015) beträgt 4,71 %.
Nach Abzug des pauschalen Abschlags von 4 % ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,52 % (Ansatz von zwei Dezimalstellen – ohne Rundung). Die Zinsverbilligung beträgt somit 2,52 % (4,52 % abzüglich 2 %). Danach ergibt sich im März 2015 ein Zinsvorteil von € 63,00 (2,52 % von € 30.000,00 × 1/12). Dieser Vorteil ist – da die 44 €- (ab 2022: € 50,00) Freigrenze überschritten ist – lohnsteuerpflichtig. Der Zinsvorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.
Sozialversicherungsrechtlich besteht Beitragsfreiheit, wenn der geldwerte Vorteil aus dem zinsverbilligten oder zinslosen Darlehen monatlich nicht mehr als € 50,00 beträgt (Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG, § 1 SvEV).
Bestimmte Geld- oder Sachbezüge sind vom Gesetz ausdrücklich von der Steuerpflicht ausgenommen. Bei der Arbeitgeberin bzw. beim Arbeitgeber bleiben diese Bezüge Betriebsausgaben.
Die wichtigsten lohnsteuerbefreiten Bezüge sind:
Verpflegungsmehraufwendungen (alte Regelung): Der Höhe nach ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen betragen für den VZ 2024(§ 9 Abs. 4a EStG)
Beispiel:
Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr:
Übernachtungskosten: Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Aufwendungen, die der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber hat jedoch das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten aufgrund des Einzelnachweises anhand geeigneter Belege oder den Pauschbetrag von € 20,00 zu erstatten (R 9.7 Abs.3 Satz 1 LStR 2023).
Verpflegungsmehraufwendungen: Bei Auslandsreisen kann die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungspauschalen steuerfrei erstatten, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen im Unterschied zu den Übernachtungskosten nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis höherer Kosten für steuerliche Zwecke führt nicht zu einer lohnsteuerfreien Erstattung höherer Beträge (vgl. § 3 Nr. 16 EStG). Die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen 2024 (Auslandstagegelder) sind veröffentlicht im BMF-Schreiben v. 21.11.2023 - IV C 5 - S 2353/19/10010 :005
Siehe auch Modul: Reisekostensätze.
Übernachtungskosten: Bei Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.
Der Arbeitgeber hat das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten aufgrund des Einzelnachweises geeigneter Belege oder die Auslandspauschbeträge, die von Land zu Land unterschiedlich sind, zu erstatten. Die Übernachtungskostenpauschalen 2024 sind im BMF-Schreiben vom 21.11.2023, a.a.O, veröffentlicht.
Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird (R 9.6 Abs 3 Satz 3 LStR 2023). Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind grundsätzlich bei Beschäftigungsbeginn mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Eintritt bei der Krankenkasse anzumelden, der der Mitarbeiter angehört bzw. die er gewählt hat.
Abweichend hiervon sind in bestimmten Branchen Anmeldungen zwingend spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorzunehmen (Sofortmeldungen). Dies gilt für folgende Branchen:
Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu € 25.000,00 geahndet werden.
Eine Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse ist vorzunehmen, unabhängig davon, ob der Beschäftigte in allen Zweigen der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung) oder nur in einem davon versicherungspflichtig ist.
Bei Anmeldung eines neuen Mitarbeiters sind folgende Angaben zu machen:
Die Fragen und administrativen Probleme, denen Sie sich auf dem Weg zur Selbstständigkeit stellen müssen, sind vielfältig.
An erster Stelle steht die Formulierung der Geschäftsidee. Daran knüpfen sich eine Reihe von Fragen. Die Fragen ergeben sich aus dem Steuer-, dem Sozialversicherungs-, dem Gesellschaftsrecht und der Gewerbeordnung.
Hinsichtlich des Gewerberechts stellt sich die Frage, ob Sie für die angestrebte Tätigkeit eine Gewerbeberechtigung benötigen.
Eine ganz wichtige Entscheidung ist aber auch die Wahl der richtigen Rechtsform. Das heißt: Wollen Sie als Einzelunternehmerin bzw. Einzelunternehmer auftreten oder soll eine Gesellschaft gegründet werden? Dies hängt zum einen davon ab, ob Sie mit einem Partner zusammenarbeiten wollen, zum anderen auch von den rechtlichen Rahmenbedingungen. Den Rahmen stecken hier vor allem das Steuer-, das Sozialversicherungs-, das Gesellschafts- und das Haftungsrecht.
Wenn Sie eine Gesellschaft gründen und anfangs eher niedrige Gewinne oder gar Verluste zu erwarten sind, sollten Sie sich aus steuerlicher Sicht eher für eine Personengesellschaft und nicht für eine Kapitalgesellschaft entscheiden. Denn bei der Rechtsform der Kapitalgesellschaft erfolgt eine doppelte Besteuerung der Gewinne, sowohl auf der Ebene der Kapitalgesellschaft als auch auf der Ebene ihrer Anteilseigner. Bei der Personengesellschaft gilt demgegenüber das Transparenzprinzip, d. h. die Gewinne unterliegen zwar wie bei der Kapitalgesellschaft auch zunächst der Gewerbesteuer, werden dann aber den Gesellschaftern einzeln zugewiesen und sind von diesen im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung zu versteuern. Zu erwartende Anfangsverluste können dabei den persönlichen Steuersatz erheblich nach unten drücken. Personengesellschaften lassen sich untergliedern in: Gesellschaften bürgerlichen Rechts, offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG). Darüber hinaus bietet die GmbH & Co KG zahlreiche Vorteile steuerlicher und nicht steuerlicher Art. Bei der GmbH & Co KG handelt es sich um eine Personengesellschaft, deren einzige Komplementärin eine GmbH ist.
Allerdings darf man hier nicht den haftungsrechtlichen Aspekt außer Betracht lassen. Eine Kapitalgesellschaft in Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder auch die GmbH & Co. KG bieten den Vorteil, dass Unternehmerinnen und Unternehmer bzw. Anteilseignerinnen und Anteilseigner grundsätzlich nur bis zur Stamm-/Kommanditeinlage haften. Bei der GmbH beträgt die Stammeinlage mindestens € 25.000,00 und muss zur Hälfte in das Vermögen der Gesellschaft einbezahlt werden (Bar- und Sacheinlagen mindestens € 12.500,00, § 7 II 2 GmbHG). Mit dem Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) wurde darüber hinaus auch die „Mini-GmbH“ als Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt eingeführt. Diese Gesellschaft ist wie die GmbH haftungsbeschränkt und kann mit einem Stammkapital ab einem Euro gegründet werden (Achtung: keine Sachgründung möglich).
Hinsichtlich der Finanzierungsfrage benötigen Sie bei einer Kreditaufnahme einen Finanzplan für die Bank.
In der Anlaufphase eines Betriebs können unerwartet hohe Kosten entstehen. Um in dieser Phase die Liquidität und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern, ist es notwendig, den Kapitalbedarf genau zu ermitteln.
Investitionen, die im Zuge einer Betriebsgründung zu leisten sind, betreffen in erster Linie das Anlagevermögen (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge und Büroausstattung). Bei der Ermittlung des Kapitalbedarfs müssen ebenso Nebenkosten wie Grunderwerbsteuer, Notariatskosten, Gebühren und Kosten der Kapitalbeschaffung beinhaltet sein. Darüber hinaus sollte eine Reserve berücksichtigt werden.
In Produktionsbetrieben sollten Sie den notwendigen jährlichen Materialverbrauch für einen angestrebten Jahresumsatz ermitteln. In diesem Zusammenhang dürfen die Kosten der Lagerung nicht vergessen werden.
Bei Einzelhandelsgeschäften ist es wichtig, den Umfang der Ladenausstattung festzustellen. Über die von den Lieferantinnen und Lieferanten erfragten Einkaufspreise ist der Wert des notwendigen Warenbestands zu ermitteln.
Planen Sie eine ausreichende Reserve ein. Denken Sie an „Unvorhersehbares“. Reduzieren Sie Ihren Betriebsmittelbedarf durch sofortige Rechnungslegung, rationale Lagerhaltung, konsequente Zahlungsüberwachung und durch ein geordnetes Mahnwesen.
Nach Ermittlung des Kapitalbedarfs berechnen Sie, welchen Teil Sie davon selbst aufbringen können. Es gibt keine allgemein gültige Regel, wie viel Eigenkapital Sie aufbringen sollten. Dies ist stark branchenabhängig.
Die Differenzsumme zwischen Ihrem ermittelten Kapitalbedarf und dem Eigenkapital muss durch Fremdkapital aufgebracht werden. Fremdkapital wird in erster Linie durch Kredite bereitgestellt.
Folgende Hauptgruppen von Krediten sind zu unterscheiden: Investitionskredit, Leasing, Kontokorrentkredit, Lieferantenkredit.
Investitionskredite dienen zur Finanzierung des Anlagevermögens (z. B. Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Büromöbel). Diese Kredite werden langfristig gewährt, d. h., sie haben eine Laufzeit von etwa vier bis 20 Jahren. Annuitätendarlehen haben den Vorteil, dass die Rückzahlungsbeträge über die gesamte Laufzeit gleichbleiben und so die Aufwendungen in den ersten Jahren niedriger als bei Ratendarlehen sind. Damit können etwaige Anlaufschwierigkeiten besser verkraftet werden. Bei Ratendarlehen ist der Betrag, den Sie pro Jahr für Zinsen aufbringen müssen, in den ersten Jahren höher als beim Annuitätendarlehen, nimmt dann aber ständig ab.
Beurteilen Sie die Kosten eines Kredits nie ausschließlich nach der Höhe der Zinsen! Um die tatsächlichen Kosten eines Kredits richtig abschätzen zu können, benötigen Sie genaue Informationen über: Zinssatz, Laufzeit des Kredits, Anzahl der Raten und deren Fälligkeit, Nebenkosten des Kredits, Auszahlungs- und Bearbeitungsgebühren, Art der Zinsverrechnung (Termin, zu dem die Höhe des Zinsanteils der Rate bestimmt wird) und Art der Tilgungsverrechnung (Zeitpunkt, zu dem die Tilgung von der Restschuld abgezogen wird).
Noch ein wichtiger Hinweis: Überprüfen Sie, ob Sie einen geförderten Kredit in Anspruch nehmen können.
Die Haftungsfrage hängt davon ab, ob ein Unternehmen in Form eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft betrieben wird. Personengesellschaften sind die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) sowie die GmbH & Co. KG. Die wichtigste Kapitalgesellschaft ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Als Einzelunternehmerin bzw. Einzelunternehmer haftet man persönlich und unbeschränkt. Persönliche Haftung bedeutet, dass man mit dem gesamten Firmen- und Privatvermögen für die Schulden einzustehen hat. Unter der Unbeschränktheit versteht man, dass die Haftung nicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt werden kann.
Errichtet man eine OHG, haften die Gesellschafterinnen und Gesellschafter ebenfalls persönlich und unbeschränkt.
Bei einer KG haftet wenigstens ein Gesellschafter (Komplementär) persönlich und unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft. Ist die Komplementärin der KG eine GmbH (Sonderform der GmbH & Co. KG), kann die Haftung der Gesellschaft wiederum auf die Stammeinlage der GmbH begrenzt werden. Kommanditisten haften grundsätzlich nur mit dem Betrag ihrer Hafteinlage. Die Höhe der Hafteinlage ist frei wählbar und wird im Handelsregister eingetragen.
Bei einem Wechsel der Gesellschafter einer OHG haften ausscheidende Gesellschafter für Schulden, die vor dem Ausscheiden entstanden sind, noch fünf Jahre nach dem Ausscheiden. Tritt man in eine schon bestehende OHG ein, haftet man auch für alle zu diesem Zeitpunkt bestehenden Verbindlichkeiten.
Bei einer Kapitalgesellschaft (gleichermaßen GmbH wie AG) ist grundsätzlich eine Haftung der Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen ausgeschlossen. Vorsicht ist jedoch bei eigenkapitalersetzenden Leistungen (z. B. Gesellschafterkredite an nicht kreditwürdige Kapitalgesellschaft) geboten.
Eine GmbH-Geschäftsführerin bzw. einen GmbH-Geschäftsführer können einerseits Haftungen gegenüber Gläubigerinnen und Gläubigern der Gesellschaft und Behörden treffen, andererseits auch Haftungen gegenüber der Gesellschaft und den Gesellschafterinnen und Gesellschaftern.
Die wichtigsten Haftungen gegenüber Dritten und Gläubigern treten auf
Ferner können sich Haftungsfälle auch gegenüber Behörden ergeben, z. B. für nicht entrichtete Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträge. So haftet der GmbH-Geschäftsführer gegenüber dem Finanzamt für nicht gezahlte Steuern der GmbH persönlich, wenn die Steuern infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Geschäftsführerpflichten nicht abgeführt worden sind. Der GmbH-Geschäftsführer haftet auch für an die GmbH zurückgezahlte Steuern, wenn diese ohne rechtlichen Grund gezahlt worden sind (vgl. § 69 der Abgabenordnung).
Aber auch gegenüber der Gesellschaft und deren Gesellschaftern kann ein Geschäftsführer zur Haftung herangezogen werden; beispielsweise bei Verstößen gegen das GmbH-Gesetz oder gegen den Gesellschaftsvertrag. Ein Verstoß gegen das GmbH-Gesetz liegt z. B. dann vor, wenn bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals nicht unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen wird.
Die GmbH braucht bei der Gründung ein Mindestkapital von € 25.000,00. Dieses muss wenigstens zur Hälfte vor der Anmeldung im Handelsregister bar eingezahlt werden, wenn nicht Sondervorschriften vorliegen (z. B. bei Unternehmenseinbringung).
Über die Einzahlung des Stammkapitals stellt die Bank eine Bestätigung aus, die der Anmeldung zum Handelsregistereintrag beizulegen ist.
Stand: 1. Januar 2024
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD legen – in erster Linie für bilanzierungspflichtige Unternehmerinnen und Unternehmer – fest, welche Regeln bei der Erstellung der (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung sowie für die Gewährleistung des erforderlichen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung zu beachten sind. Die Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals mit Schreiben vom 14.11.2014 (Aktenzeichen: IV A 4 - S 0316/13/10003) veröffentlicht und in 2019 aktualisiert (vgl. BMF-Schreiben vom 28.11.2019 IV A 4 - S 0316/19/10003 :001). Mit der Neufassung des Schreibens hat das BMF weitreichende Neuregelungen zu den Themen Globalisierung und Digitalisierung eingefügt. Eine Vielzahl der neuen Regelungen trägt vor allem den Cloud-Systemen Rechnung.
Die elektronische Buchführung unterliegt grundsätzlich denselben Erfordernissen und Ordnungsmäßigkeiten wie bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen (BMF-Schreiben, Abschn. 3 Rdn. 22). Bei der elektronischen Buchführung erstreckt sich das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit jedoch „auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems“ (BMF-Schreiben Rdn. 23 ). Nach den GoBDs muss die elektronische Buchführung u. a. den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, der Nachprüfbarkeit, sowie den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und den fortlaufenden Aufzeichnungen entsprechen., (BMF-Schreiben Rdn. 26). Bei der elektronischen Buchführung ist die lückenlose Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls obligatorisch. „Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen“ (progressive und retrograde Prüfbarkeit, (BMF-Schreiben. Rdn. 32 ). Der Buchführungspflichtige muss besonders darauf achten, dass jeder Geschäftsfall ausreichend bezeichnet ist.
Unter anderem müssen Buchungsbelege folgende Pflichtinhalte aufweisen (BMF Schreiben Rdn. 77):
Das Erfüllen der Journalfunktion (Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in vollständiger und in der zeitlich zutreffenden Reihenfolge) dürfte bei der DV-gestützten Buchführung der Regelfall sein. Die Regel, dass jede Buchung oder Aufzeichnung im Zusammenhang mit einem Beleg stehen muss, gilt für die elektronische Buchführung entsprechend (Rdn. 82 BMF-Schreiben).
Bei Dauersachverhalten kommt es nach den GoBD auf den Ursprungsbeleg an (Rdn. 81 BMF-Schreiben). Bei automatischen Buchungen (z. B. der Verbuchung von Abschreibungen) ist der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Angaben (Nutzungsdauer usw.) aufbewahrungspflichtig. Automatische Buchungsvorgänge müssen in der dazugehörenden Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein.
Zu den zentralen Elementen der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation muss in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen (Rz 153 BMF-Schreiben). Darin sind alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung, zu dokumentieren. Die Aufzeichnungen müssen sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen (Rdn. 34 BMF- Schreiben).
Im Einzelnen gilt u. a. (vgl. Rdn. 151 BMF-Schreiben):
Das Gebot der Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten ist gesetzlich verankert (§ 146 Abgabenordnung AO, § 239 Handelsgesetzbuch HGB) und besagt, dass Buchungsdaten nicht in der Form abgeändert werden dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr nachträglich feststellbar sind. Dieses Gebot findet selbstverständlich auch bei der elektronischen Buchführung Anwendung. Wie die gesetzlichen Regelungen aus Sicht der Finanzverwaltung in der Praxis bei der elektronischen Buchführung umzusetzen sind, ist in Rdn. 58ff. sowie Rdn 107 des BMF-Schreibens erläutert. Veränderungen und Löschungen „von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen [….]“ sind danach den gesetzlichen Vorschriften entsprechend zu protokollieren (Rdn. 59 BMF-Schreiben.).
Die Unveränderbarkeit der Daten ist gewährleistet, wenn:
„das zum Einsatz kommende DV-Verfahren“ gewährleistet, dass „alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden [….], nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.“
„bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen [….] nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden“ dürfen.
Das BMF-Schreiben nennt in Rdn. 109 Beispiele für unzulässige Vorgänge. U. a. ist es nicht zulässig, Daten über eine Schnittstelle in ein Officeprogramm zu exportieren, dort unprotokolliert zu editieren und anschließend wieder zu reimportieren.
Schon aus eigenem Interesse dürfte jeder buchführungspflichtige Unternehmer selbst für eine ausreichende Datensicherung sorgen. Das BMF weist in dem BMF-Schreiben (Rdn. 104) ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Können Daten nicht vorgelegt werden, führt dies zu einer Verwerfung der Buchführung. Die Buchführung ist dann formell nicht mehr ordnungsgemäß, auch wenn sämtliche sonstigen Formalitäten eingehalten wurden.
Der zeitliche und sachliche Umfang der Aufbewahrungspflichten für elektronische Dokumente richtet sich nach den allgemeinen Handels- und steuerrechtlichen Vorschriften. Danach gelten die allgemeinen 6- bzw. 10-jährigen Aufbewahrungspflichten für Handelskorrespondenz bzw. Buchführungsunterlagen entsprechend (vgl. Infoliste „Aufbewahrungspflichten und -fristen). Die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur elektronischen Dokumentenaufbewahrung fassen den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Dokumente – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes – sehr weit. Nach den GoBD sind „neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen“ auch sämtliche weitere Unterlagen zu archivieren, die zum „Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind“ (Rdn. 5 ff. BMF-Schreiben). Die GoBDs enthalten hierbei keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen. Von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen sind Entwürfe von Handels- und Geschäftsbriefen, wenn diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.
Die in Rdn. 5 enthaltene allgemeine Formulierung ist besonders in jenen Fällen problematisch, in denen sich erst im Nachhinein herausstellt, welche Unterlagen von Bedeutung gewesen wären.
Eine der Kerngrundsätze aus den GoBDs zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD. Die Finanzverwaltung lässt allerdings Umformatierungen und Dateiumwandlungen unter bestimmten Voraussetzungen zu.
Die Neufassung der GoBD vom November 2019 setzt die Nutzung von Cloud Systemen (als SaaS, Software as a Service) einer ordnungsgemäßen Datenspeicherung - wie der Datenspeicherung „vor Ort“ (On Premise) - gleich. Gemäß Tz 1.11des BMF-Schreibens kommt es künftig nicht darauf an, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden“. Sofern sich die Datencloud außerhalb Deutschlands befindet, gilt das Erfordernis einer Antragstellung (§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung-AO) wie bei der Führung elektronischer Bücher oder Aufzeichnungen analog.
Die GoBDs enthalten einen gesonderten Abschnitt bezüglich der bildlichen Erfassung von in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen (Rdn.136 ff. BMF-Schreiben). Zum Einscannen und einer anschließenden elektronischen Archivierung hat der Buchführungspflichtige eine „Organisationsanweisung“ zu erstellen. Darin muss festgehalten werden, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt zu scannen ist (z. B. bei Posteingang, während oder nach der Buchung/Bearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, wie die Kontrolle der inhaltlichen Übereinstimmung, Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie die Fehlerprotokollierung erfolgt. Farbige Scandokumente sind grundsätzlich nicht erforderlich, es sei denn der Farbe kommt Beweisfunktion zu (etwa wenn Minusbeträge in roter Schrift gekennzeichnet sind, Rz 137 BMF-Schreiben).
Des Weiteren stellt das BMF die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanverfahren gleich. Gemäß Rz 130 des BMF-Schreibens kann „eine bildliche Erfassung“ mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen“.
Der Festlegung des Zeitpunkts für den jeweiligen Scanvorgang in der Organisationsanweisung kommt konkrete Bedeutung zu. Dies deshalb, weil nach dem Einscannen des Papierdokuments eine weitere Bearbeitung nur in elektronischer Form zulässig ist.
Nach den GoBD darf das jeweilige Papierdokument nach dem Einscannen vernichtet werden (Rdn. 140 BMF-Schreiben). Handelsrechtliche Aufbewahrungsvorschriften und weitere steuerliche und außersteuerliche Aufbewahrungsvorschriften (z. B. nach dem Sozialgesetzbuch) bleiben davon unberührt. Dokumente, deren Beweiskraft bei der elektronischen Archivierung nicht erhalten bleibt, müssen zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden.
Die GoBD regeln auch Fälle der Datenauslagerung oder eines Systemwechsels. Letzteres ist u. a. der Fall bei Softwarewechsel oder einem Update des Finanzbuchhaltungssystems. In Rdn. 142 des BMF-Schreibens nennt die Finanzverwaltung jene Voraussetzung dafür, dass der Buchführungspflichtige die ursprüngliche Hard- und Software nicht über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorhalten muss. Dies ist nur dann der Fall,
Werden Datensätze in ein unternehmensspezifisches Format konvertiert, müssen die ursprünglichen Datensätze neben den konvertierten Datensätzen nicht vorgehalten werden. Dies gilt, wenn die in Rz 135 des BMF-Schreibens genannten Voraussetzungen vorliegen. Unter anderem dürfen keine „bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen“ werden und bei der Konvertierung dürfen keine „sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren“ gehen.
Schließlich fasst das BMF in Rdn. 171) die gesetzlichen Mitwirkungspflichten eines jeden Steuerpflichtigen hinsichtlich des Datenzugriffs der Finanzverwaltung in Betriebsprüfungen zusammen. Die Finanzverwaltung unterscheidet hier zwischen (vgl. Rdn. 174 ff):
Das neue BMF-Schreiben vom 28.11.2019 tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2020 an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 (- IV A 4 - S 0316/13/10003 -, BStBl I S. 1450.) Die übrigen Grundsätze dieses Schreibens sind auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen.
Stand: 1. Januar 2024
Soviel vorweg:
Wenn Sie bislang keine Aufzeichnungen oder Bücher elektronisch geführt haben, müssen Sie dies auch künftig nicht. Die Verwendung von elektronischen Registrierkassen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es sind dann aber handschriftlich tägliche Kassenberichte und Zählprotokolle anzufertigen sowie ein chronologisches Kassenbuch zu führen!
Sollten Sie eine elektronische Registrierkasse nutzen, muss diese die Journaldaten und Stammdaten mind. 10 Jahre speichern können. Ältere Kassen, die keine Journaldaten speichern, müssen bis spätestens 31.12.2016 umgerüstet werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren Kassenhersteller an. Fragen Sie am besten gleich auch nach den ab dem 01.01.2019 nötigen Sicherheitseinrichtungen der Kassen, dem sog. Fiskalspeicher.
Von elektronischen Aufzeichnungen spricht man bereits, wenn Sie zur Erstellung Ihres Kassenbuchs bspw. Microsoft-Excel oder ähnliche Software verwenden. Als Kasse gelten auch Waagen mit Kassenfunktion, Taxameter, Geldspielgeräte, Kaffeeautomaten mit Geldeinwurf, Pfandautomaten, Zigarettenautomaten, aber auch Stechuhren zur Arbeitszeiterfassung u.v.m.
Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen.
Laut Gesetz müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. In folgenden Fällen ist es allerdings nicht schädlich, wenn die Kasse nicht täglich erfasst wird:
Fallen Kassengeschäfte nur nebenbei an und betragen diese einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz, können die Zeitabstände größer sein. Werden die Kasseneinnahmen/-ausgaben nicht am gleichen Geschäftstag erfasst, an dem sie auch vereinnahmt wurden, ist das gelegentliche Vorliegen einer Verzögerung von einem Tag oder bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr, noch nicht schädlich.
Auch Unternehmer, die ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln sind zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet. Beruhen die Umsätze eines Unternehmens ausschließlich oder weit überwiegend auf Bargeschäften, können die Aufzeichnungen nicht durch eine geordnete Ablage von Aus- www.rk-treuhand.de gangsrechnungen ersetzt werden. Hier kommt es auf die Erfassung der Kasseneinnahmen insbesondere durch Kassenberichte, Registrierkassen oder PC-Kassensysteme an.
Können Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am gleichen Tag gebucht werden, kann dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Dann muss aber aus den Buchungsunterlagen (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) sicher hervorgehen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat.
Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Es reicht daher nicht aus, wenn Summen von Entgelten aufgezeichnet werden. Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen:
Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das betrifft insbesondere den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Gaststätten, usw.
Eine genaue Definition für Waren von geringem Wert existiert leider nicht. Es muss in jedem Einzelfall entschieden werden, ob Einzelaufzeichnungen dem Unternehmer zuzumuten sind. Außersteuerliche Buchführungsund Aufzeichnungspflichten bleiben unberührt. Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur für die Bareinnahmen der Erlöse, also nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen.
Verwendet der Unternehmer zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe ein modernes PC-Kassensystem oder eine Registrierkasse, die sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet und auch die Speicherung der Einzelaufzeichnungen ermöglicht, kommt er der ihm obliegenden Verpflichtung zur Aufzeichnung der einzelnen Verkäufe nach.
Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben und erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen oder Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen.
Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern:
In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDVRegistrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.
Es sind zu unterscheiden:
Diese betreffen die Zwischenstände des betreffenden Speichers. Hierbei wird der Speicher nicht gelöscht und auf Null gestellt. Die X-Abfragen enthalten keine laufenden Nummern. Sie sind daher zur Kontrolle nicht geeignet. Sie dienen nur zur Information über die Zwischenstände der Kassenspeicher.
Mit sog. Z-Abfragen werden die Stände der Speicher abgefragt. Gleichzeitig wird der betreffende Speicher gelöscht, also auf Null gestellt. Die Ausdrucke von Z-Abfragen erhalten laufende Nummern. Die Abfrageberichte -Tagesendsummenbon, Z-Abschlag, Z-Abfragebericht oder Z-Bon genannt- der meisten Registrierkassentypen enthalten folgende Angaben:
Die Uhrzeit des Tagesendsummenbons ist für den Betriebsprüfer wichtig. Er gleicht die Uhrzeiten der Z-Bons mit den Geschäftszeiten ab. Wurden Z-Bons vor Geschäftsschluss durchgeführt, folgert der Prüfer, dass die Einnahmen bis zum Geschäftsschluss fehlen.
Für die Überprüfung der Registrierkassen sind daher die Z-Abfragen wichtig. Für die Berichte besteht eine strikte Aufbewahrungspflicht. Können sie nicht vollzählig vorgelegt werden – das ist erkennbar, wenn Lücken in der fortlaufenden Nummernfolge bestehen –, besteht ein erheblicher Mangel in der Kassenführung.
Moderne PC-gestützte Kassen, sog. PC-Kassen oder PCKassensysteme sind immer häufiger im Einsatz. Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist ihre Speicherfähigkeit nahezu unbeschränkt. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen.
Der Z-Bon wird auch Tagesabschluss genannt und ist die letzte Aktion an der Computerkasse. Es werden alle an der Computerkasse getätigten Einnahmen und Ausgaben (Bargeld und Bargeldlos) abgerechnet sowie alle getätigten Umsätze pro Artikel und nach Gruppen. Da er den Saldo des Tages und die Basis für den folgenden Tag darstellt, sollte er nicht beliebig wiederholbar sein. Beim Z-Bon wird der zusammengefasste Datenbestand in dem betreffenden Speicher nicht gelöscht. Das hat zur Folge, dass auch noch nach einem Z-Bon auf die Einzelbuchungen zugegriffen werden kann.
Für die EDV-Kassen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Eingaben müssen hiernach dokumentiert werden und prüfbar sein. Es sind auch die zur Registrierkasse gehörenden Organisationsunterlagen, die Bedienungsanleitungen und die Programmabrufe aufzubewahren und bei einer Außenprüfung vorzulegen. Hierfür ist der Unternehmer verantwortlich. Können die Unterlagen nicht vorgelegt werden, ist das Finanzamt verpflichtet, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen.
Sind Veränderungen der Buchungen nachträglich möglich, verstößt die Kassenführung gegen Handels- und Steuerrecht. Es handelt sich dann um einen schweren Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Änderungen, die nach der Buchung vorgenommen werden, müssen feststellbar bleiben. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher protokolliert werden.
Ein PC-Kassensystem wurde von einem Finanzgericht geprüft und als nicht geeignet abgelehnt, weil es nachträgliche Veränderungen ohne entsprechende Protokollierung erlaubte, sodass die Veränderungen später nicht nachvollzogen werden konnten. Die Z-Bons enthielten keine Stornobuchungen. Das sah das Gericht als gegen die Lebenserfahrung verstoßend und damit nicht glaubhaft an, da in einem Unternehmen des betreffenden Geschäftszweigs Stornobuchungen üblich seien. Hieraus schloss das Gericht, dass nach dem Programm mögliche unbemerkte Veränderungen der Buchungen auch tatsächlich erfolgt waren.
Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen sind entweder als Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen aufzubewahren. Eine Verpflichtung besteht zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle einschließlich der Kassenvorgänge. Jedes einzelne Handelsgeschäft einschließlich der sich hierauf beziehenden Kassenvorgänge ist aufzuzeichnen. In der Regel muss es möglich sein, dass seine Grundlagen, sein Inhalt und seine Bedeutung für den Betrieb überprüft werden können. Es bedarf daher nicht nur der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Zusammengefasste oder verdichtete Buchungen müssen daher in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können.
Bei einer Außenprüfung müssen diese Belege vorgelegt werden können. Auch zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen zählen dazu. Bewahren Sie Ihre Unterlagen auf jeden Fall so lange auf, wie es das Gesetz vorschreibt (i. d. R. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist).
Hieraus kann man nicht allgemein folgern, dass auf die Aufbewahrung von "unreinen Aufzeichnungen" in Kladden, auf Schmier- und Notizzetteln verzichtet werden kann. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie mittels solcher Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden. Wenn Sie Notizzettel und dergleichen anfertigen, sollten Sie diese sicherheitshalber aufheben, und zwar so, dass Sie diese bei einer Außenprüfung vorlegen können.
Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Alle steuerlich relevanten Einzeldaten sind aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Hierunter fallen auch elektronisch erzeugte Rechnungen.
Es ist unzulässig, die Daten zu verdichten oder nur die Rechnungsendsummen zu speichern.
Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
Es reicht nicht aus, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorgehalten werden.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten nicht innerhalb des Geräts möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Bei der Registrierkasse gehören hierzu insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Änderungsdaten der Stammdaten.
Entspricht ein Gerät aufgrund seiner Bauart diesen Anforderungen nicht oder nur teilweise, kann es längstens bis zum 31.12.2016 weiterhin eingesetzt werden unter der Bedingung, dass technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen zur Erfüllung der vorstehend genannten Anforderungen durchgeführt werden.
Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitung und Programmieranleitung) nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise)
Bei Fehlern droht Schätzung Entsprechen die Buchführung und die Aufzeichnungen den steuerrechtlichen Vorschriften, werden sie für die Besteuerung herangezogen. Kommt der Betriebsprüfer allerdings zum Schluss, dass die an sich formell ordnungsmäßige Buchführung sachlich unrichtig ist, kann diese ganz oder teilweise verworfen werden.
Wenn Sie zu diesem Thema eine Beratung wünschen, sprechen Sie uns an!
Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.
Download: Rechnungsmuster
Auf den Rechnungen sind folgende Mindestangaben zu machen:
Für Rechnungen, deren Bruttobetrag € 250,00 nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:
Bei Anwendung der Differenzbesteuerung darf der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Die Vorschriften über den gesonderten Umsatzsteuerausweis finden insoweit keine Anwendung (§ 14 a Abs. 6 Satz 2 UStG). – Auf der Rechnung sind in den Fällen der Differenzbesteuerung die Angaben „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ zwingend erforderlich (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG).
Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) muss der Unternehmer bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Umsatzausführung folgt, zwingend eine Rechnung ausstellen (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). In der Rechnung ist zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 2 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 6a UStG.“
Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):
Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Der Nachweis kann u. a. erfolgen durch eine Gelangensbestätigung, einen handelsrechtlichen Frachtbrief oder eine Bescheinigung des Spediteurs, die bestimmte Angaben zu enthalten haben.
Darüber hinaus möglich: das sogenannte Tracking-and-Tracing-Protokoll bei Transport durch Kurierdienstleister oder Empfangsbescheinigungen eines Postdienstleisters bei Postsendungen.
Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung mit entsprechendem Ausweis von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ergibt sich bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in Gestalt des unternehmensinternen Verbringens. Hier besteht keine Rechnungsstellungspflicht, da der Unternehmer hier nicht „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ leistet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Bei Bauleistungen kommt es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Das heißt, nicht die leistende Unternehmerin bzw. der leistende Unternehmer, sondern die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger ist Schuldnerin bzw. Schuldner der Umsatzsteuer. Zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers kommt es bei von einem im Inland ansässigen Unternehmer im Inland erbrachten Bauleistung. Der Leistungsempfänger muss dabei selbst Unternehmer sein und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringen oder erbracht haben. Für die Nachhaltigkeit geht die Finanzverwaltung von einer 10-%-Grenze aus. Das heißt, ein Unternehmer erbringt nachhaltig Bauleistungen dann, wenn er mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes (Summe seiner im Inland steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze) als Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 2 Satz 2, und 5 i. V. m. Abs. 2 Nr. 4 und 8 UStG sowie Abschn. 13b.3 USt-Anwendungserlass). Kommt es unter Anwendung obiger Kriterien zu einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, Beispiel: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen.“
Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Für Reparatur- und Wartungsarbeiten gibt es jedoch eine Bagatellgrenze. Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu € 500,00 gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft hier nicht. Wird der Nettorechnungsbetrag überschritten, zählen Wartungsarbeiten nur dann als Bauleistungen, wenn Teile verändert, bearbeitet oder ausgetauscht werden (R 13b.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
Legt der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48b EStG) vor, kann davon ausgegangen werden, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger von der zuständigen Finanzbehörde die auf 3 Jahre befristete Bescheinigung (USt 1 TG) vorlegt. Aus dieser Bescheinigung ergibt sich die nachhaltige Tätigkeit des Unternehmers. Besitzt der Unternehmer einen solchen Nachweis, muss die Rechnungsstellung auch dann entsprechend erfolgen, wenn er den Vordruck gegenüber dem leistenden Unternehmer nicht verwendet.
In der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung (Umsatzsteuerjahreserklärung Anlage UR Zeile 53) ist ein solcher Umsatz zu erfassen. Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht (Umsatzsteuerjahreserklärung Zeile 25).
Das Prinzip der Steuerschuldnerschaft der Leistungsempfängerin bzw. des Leistungsempfängers wurde durch das Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25. Juli 2014 [ BGBl 2014 I S. 1266]). hinsichtlich der Bauleistungen umfassend geändert. Die Steuerschuldnerschaft gilt, außer für Bauleistungen, auch für folgende Umsätze:
Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft gilt hier insoweit, als dass die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger Unternehmerin bzw. Unternehmer ist. Bei den Gebäudereinigungsleistungen muss der Unternehmer, an den die Leistung erbracht wird, selbst derartige Leistungen erbringen. Liegen die Voraussetzungen vor, kommt es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft. Steuerschuld und Vorsteuerabzug fallen somit auch für solche Leistungen künftig beim Leistungsempfänger zusammen.
Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.
Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen abzuziehen. Wurden über diese Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, sind die auf die Anzahlungen entfallenden Steuerbeträge abzuziehen (Abs. 7 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (§ 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz UStGs). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier oder „vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden. Gleichzeitig wurden die Regelungen für die Umsatzsteuer-Nachschau verschärft. Elektronisch gespeicherte und elektronisch übermittelte Rechnungen können im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau eingesehen werden. Hierzu wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG), entsprechend abgeändert. Wurden Rechnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträgerinnen und Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und – soweit erforderlich – hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen.
Ein Rechnungsversand ist möglich:
Unverändert gilt sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass:
gewährleistet sein müssen (§ 14 Abs. 1 UStG). Wie Unternehmerinnen und Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.
Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird nicht dadurch storniert, dass die Rechnungsempfängerin bzw. der Rechnungsempfänger die Rechnung per E-Mail wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).
Empfangene und gesendete elektronische Rechnungen müssen im Originalzustand – vor Verarbeitung oder Umwandlung – archiviert werden. Ein Ausdruck in Papierform zur Aufbewahrung ist nicht zulässig.
Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers. Dies u. a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z. B. durch Zahlung der Rechnung, gegeben sein.
Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt (§ 27 b Abs. 2 UStG). Die Betriebsprüferin bzw. der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen. Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten E-Mail-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden. Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden – und zwar schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.
Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte müssen vom Unternehmer regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern elektronisch übermittelt werden. Die Meldungen dienen der Überwachung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs. Zusammenfassende Meldungen (ZM) sind monatlich zu erstatten. Unternehmerinnen und Unternehmer mit Umsätzen von nicht mehr als € 50.000,00 im Quartal können die zusammenfassende Meldung wie bisher quartalsweise erstatten. Als meldepflichtige Umsätze zur Berechnung der maßgeblichen Umsatzgrenze gelten solche aus innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (vgl. BMF-Schreiben vom 15.6.2010 IV D 3 - S 7427/08/10003-03, Rz. 5). Die steuerpflichtigen sonstigen Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet, müssen bei monatlichem Meldeturnus in der zusammenfassenden Meldung für den letzten Monat des Kalendervierteljahres gemeldet werden. Sie können auch wahlweise in der monatlichen Meldung angegeben werden (BMF a.a.-Rz. 10). Dauerfristverlängerungen für die Abgabe der Voranmeldungen gelten nicht für die Abgabe der ZM. Die Meldungen sind jeweils am 25. Tag nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats/Quartals abzugeben.
Stand: 1. Januar 2024
Die Entscheidung, welche Rechtsform gewählt werden soll, ist äußerst komplex. Dabei sind nicht nur steuerliche Überlegungen maßgeblich, sondern vor allem auch sozialversicherungs-, zivil- und gesellschaftsrechtliche Aspekte. Bei der Wahl der richtigen Rechtsform sollte daher unbedingt eine Expertin bzw. ein Experte zu Rate gezogen werden
